“Escritura_final_v2_BUENA.pdf”. Sin una nomenclatura común, localizar un documento depende de la memoria de quien lo guardó y de que continúe en la empresa.
Gestión documental sobre Microsoft 365
Cada documento, en su lugar desde el origen.
DocuFlow organiza, renombra y clasifica los archivos de tu empresa automáticamente. Tu equipo trabaja con una sola estructura, los permisos correctos y menos tareas administrativas.
Flujo documental activo
Contrato Cliente Norte.pdfRenombrando con la nomenclatura oficial Listo
Declaración anual.xlsxClasificando por cliente y categoría Listo
Informe auditoría.docxAplicando permisos del área Listo
Ruta generada Clientes / Norte / 2026 / Legal / Contratos
01 · NomenclaturaLos archivos siguen una misma regla, sin depender de cada persona.
02 · ClasificaciónEl documento llega a la carpeta correcta de manera automática.
03 · SeguridadCada área consulta únicamente la información que le corresponde.
Una operación documental coherente
La tecnología no debería añadir más pasos.
DocuFlow toma la forma real de trabajo de cada área y la convierte en una experiencia sencilla: seleccionar, cargar y continuar. Las reglas, rutas y permisos ocurren detrás.
Human + Tech
Somos DocuFlow.
Ordenamos el punto donde las personas, los documentos y Microsoft 365 se encuentran.
El problema
Seis fricciones que parecen pequeñas hasta que se acumulan.
Cuando la operación depende de nombres improvisados, carpetas manuales y archivos dispersos, encontrar información se vuelve una tarea en sí misma.
Cada proyecto inicia copiando estructuras anteriores. Un área agrega subcarpetas, otra las omite y con el tiempo ningún expediente tiene la misma lógica.
Existen varias copias y nadie puede confirmar cuál es la versión oficial sin preguntar, comparar fechas o revisar conversaciones.
Circulan varias versiones por correo, la información se actualiza de manera desigual y el acceso no siempre corresponde al rol de cada colaborador.
Información confidencial queda visible para personas que no la necesitan, mientras otros equipos dependen de solicitudes manuales para poder trabajar.
Son tareas repetitivas que consumen tiempo de profesionales cuyo trabajo principal está en atender clientes, analizar información y entregar resultados.
Del archivo suelto al expediente completo
El documento correcto. En el lugar correcto. Desde el primer intento.
El usuario realiza una acción simple. DocuFlow aplica la nomenclatura, identifica la ruta, valida el cliente y conserva la estructura definida por la empresa.
Ver cómo funcionaCómo DocuFlow ayuda
Menos administración. Más control operativo.
Organiza
Una sola lógica para áreas, clientes, proyectos y categorías documentales.
Ver capacidadAutomatiza
Renombra, clasifica y crea estructuras sin repetir tareas manuales.
Ver capacidadProtege
Los permisos siguen el rol de cada persona y el espacio de cada área.
Ver capacidadConecta
Trabaja con SharePoint, Power Apps, Power Automate y Microsoft Entra.
Ver capacidadEvaluación rápida
¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a administrar documentos?
Ajusta los datos para obtener una estimación mensual del tiempo invertido en nombrar, mover, clasificar y localizar archivos.
La solución
Cuatro módulos. Una misma experiencia.
Puedes comenzar con el punto de mayor fricción y sumar capacidades después. La plataforma crece con la operación, sin obligarte a transformar todo de una sola vez.
01 · CENTRALIZA
Plataforma centralizada por áreas.
Un sitio principal en SharePoint reúne los espacios de trabajo de cada área y presenta la información relevante sin mezclar responsabilidades.
- Acceso restringido por rol y área.
- Bibliotecas con los archivos más recientes.
- Accesos directos a herramientas de consulta cotidiana.
Impuestos 124 documentos activos
Contabilidad 86 documentos activos
Devoluciones 38 documentos activos
Auditoría 51 documentos activos
02 · AUTOMATIZA
Carga de archivos sin errores.
El usuario selecciona el cliente y el tipo de documento. DocuFlow aplica la nomenclatura oficial y lo guarda en la ruta que corresponde.
- Renombrado automático con reglas definidas contigo.
- Filtros en cascada por cliente, categoría y periodo.
- Clasificación automática sin mover archivos a mano.
Arrastra el documento aquí PDF, Word, Excel o imagen
Nombre recibido contrato final v3.pdf
→
Nombre oficial CLI-0042_CONTRATO_2026-07.pdf
03 · ADMINISTRA
Clientes y expedientes en un solo lugar.
El padrón deja de vivir en archivos duplicados. Cada cliente reúne sus datos, su historial y el acceso directo al expediente documental.
- Alta, consulta, edición y baja en segundos.
- Búsqueda por nombre o identificador fiscal.
- Acceso directo a documentos y proyectos asociados.
AN Alimentos del NorteRFC · ADN040521KQ3 Ver expediente
GM Grupo MetropolitanoRFC · GME110804P31 Ver expediente
SC Servicios del CentroRFC · SCE070914LQ8 Ver expediente
IN Industrias NacionalesRFC · INA0202174S6 Ver expediente
04 · ESTANDARIZA
Proyectos y carpetas automáticas.
La estructura completa se genera en segundos con las carpetas que requiere cada área, proyecto o periodo operativo.
- Creación y consulta de proyectos por cliente y año.
- Plantillas adaptadas al flujo real de cada área.
- Vista previa y validación antes de crear.
Cliente
Alimentos del Norte
Tipo de proyecto Auditoría anual
Periodo 2026
Vista previa
01 · Planeación
Alcance
Cronograma
02 · Evidencias
Fiscal
Contable
03 · Informes
04 · Cierre
Se integra con tu entorno
Microsoft 365, mejor aprovechado.
DocuFlow se construye sobre el ecosistema que tu empresa ya utiliza. Las aplicaciones, automatizaciones, repositorios y permisos permanecen dentro del entorno corporativo.
1
Power Apps La experiencia sencilla para cargar, consultar y administrar.
2
Power Automate Las reglas que renombran, validan y mueven cada archivo.
3
SharePoint El repositorio central con sitios, bibliotecas y metadatos.
4
Microsoft Entra Identidades, grupos y permisos alineados con cada rol.
SharePoint Power Apps Power Automate Microsoft Entra
El alcance técnico y los requisitos de licenciamiento se validan durante el diagnóstico de cada organización.
Antes y después
Así cambia el trabajo cotidiano.
Tres momentos frecuentes en una firma de servicios profesionales, vistos antes y después de aplicar una misma estructura documental.
Subir el documento de un cliente
Sin DocuFlow
Descargar, renombrar a criterio personal, buscar la carpeta y mover el archivo esperando no equivocarse.
Con DocuFlow
Seleccionar cliente y tipo de documento, cargar y confirmar. El nombre y la ruta se resuelven automáticamente.
Arrancar un proyecto nuevo
Sin DocuFlow
Copiar carpetas de un proyecto anterior, borrar lo que no aplica y renombrar manualmente cada nivel.
Con DocuFlow
Registrar el proyecto, elegir la plantilla y validar la vista previa. La estructura se crea uniforme.
Consultar un expediente
Sin DocuFlow
Buscar en varios Excel, preguntar a compañeros y revisar correos para localizar la versión correcta.
Con DocuFlow
Buscar por nombre o RFC y abrir el expediente documental desde la ficha del cliente.
Caso de implementación
Cuatro áreas, una sola forma de organizar la información.
En una firma de asesoría fiscal y contable, DocuFlow reunió impuestos, contabilidad, devoluciones y auditoría en un mismo entorno. Ahora los documentos siguen la nomenclatura definida y cada área trabaja en su propio espacio.
Implementación
Operando en semanas, no meses.
Comenzamos por entender cómo trabaja cada área. Después construimos, acompañamos la adopción y dejamos una base preparada para crecer.
Diagnóstico
Revisamos procesos, nomenclaturas, áreas, roles y puntos de fricción.
Construcción
Configuramos la plataforma, las aplicaciones y las reglas de automatización.
Adopción
Capacitamos al equipo y entregamos materiales claros para cada aplicación.
Crecimiento
Sumamos áreas, módulos o automatizaciones cuando la operación lo requiera.
¿DocuFlow reemplaza SharePoint?
No. DocuFlow utiliza SharePoint como repositorio y añade una experiencia guiada, automatizaciones, reglas de nomenclatura y estructuras adaptadas a la operación.
¿Se puede implementar un solo módulo?
Sí. Puede iniciarse con carga documental, administración de clientes, proyectos o una plataforma central por áreas y sumar los demás módulos después.
¿Se adapta a nuestra nomenclatura actual?
Sí. Durante el diagnóstico se revisan las reglas existentes y se define una nomenclatura clara, consistente y viable para automatizar.
¿Quién puede consultar cada documento?
Los accesos se configuran con grupos y roles del entorno Microsoft. Cada área puede tener bibliotecas y permisos específicos.
¿Cuánto tarda la implementación?
Depende del alcance, el número de áreas y la complejidad de las reglas. La ruta de trabajo se define después del diagnóstico inicial.
¿Los documentos salen de nuestro entorno?
La solución se diseña para operar dentro del ecosistema Microsoft 365 de la organización. La arquitectura final se valida con el equipo responsable de tecnología y seguridad.
Siguiente paso
Hagamos que cada documento encuentre su lugar.
Agenda una sesión de 45 minutos. Revisamos cómo trabaja hoy tu equipo y te mostramos una ruta de implementación de DocuFlow para tu operación.
Agendar una demostración